Sommaire
La préservation des documents d’entreprise est cruciale, tant pour leur valeur historique que pour leur utilité opérationnelle. Bien que certains puissent considérer les archives papier comme dépassées, elles demeurent essentielles pour de nombreuses organisations. Ainsi, la gestion et la conservation appropriées des archives revêtent une importance capitale, non seulement pour des motifs historiques et juridiques, mais aussi pour assurer la continuité et la robustesse des opérations commerciales. Découvrez ici les normes à respecter pour la conservation des documents d’entreprise ?
Les normes pour les archives papier.
La préservation des archives papier est encadrée par diverses normes qui régissent leur conditionnement. Ces normes, telles que l’ISO 16245 de 2009, définissent les exigences relatives aux boîtes et aux chemises en matériaux cellulosiques destinées à la conservation à long terme de documents sur support papier ou parchemins. Du reste, découvrez ici la durée légale de conservation des documents d'entreprise.
Elles (les normes) établissent également les spécifications pour les boîtes et les conteneurs de boîtes conformes, désignés respectivement sous les appellations ISO 16245-A et 16245-B. Par ailleurs, la norme NF Z40-014 de mai 2011 offre une description plus détaillée des caractéristiques requises pour les boîtes et les conteneurs de boîtes à archives destinés à une conservation à long terme des documents papier.
Complétant ce cadre, la norme NF Z40-012 précise les matériaux plastiques adéquats pour le conditionnement à long terme des documents papier, leur transport, leur exposition, ainsi que leur consultation. Ces normes jouent un rôle essentiel en garantissant la préservation optimale des archives papier tout au long de leur cycle de vie.
Les normes pour les archives électroniques
Les normes régissant les archives électroniques ont été établies pour garantir leur pérennité et leur intégrité. Parmi celles-ci, la norme NF Z 42-013, diffusée dès 1999 par l’AFNOR et révisée à plusieurs reprises, vise à assurer la sécurité, la traçabilité et la pérennité des documents électroniques. Elle énonce des mesures techniques et organisationnelles pour atteindre ces objectifs.
En outre, la norme ISO-14641-1 de 2012 détaille le processus d’archivage des documents électroniques, tandis que l’ISO 14721 se concentre sur la conservation à long terme de ces documents, en tenant compte des évolutions technologiques.
Pour standardiser les formats de fichiers électroniques, l’ISO-19005-1 a instauré le fichier PDF/A-1 comme format privilégié, garantissant ainsi la compatibilité et l’accessibilité à long terme des archives électroniques. Ces normes jouent un rôle crucial dans la préservation et la gestion efficace des archives électroniques dans le monde numérique en constante évolution.
Le conditionnement des archives papier et électroniques
En plus de respecter les normes de conditionnement dans des boîtes ou des conteneurs spécifiques, les entreprises doivent également se conformer à des durées minimales de conservation pour leurs archives papier et électroniques. Ces délais sont déterminés en fonction de la nature des documents et peuvent varier considérablement.
Par exemple, les pièces comptables sont généralement conservées pendant une période de 10 ans, tandis que les documents fiscaux ont un délai de conservation de 6 ans. Ces durées minimales de conservation sont souvent dictées par des exigences légales ou réglementaires spécifiques à chaque type de document.
Elles visent à assurer la disponibilité des informations pour des besoins futurs tels que les audits, les litiges éventuels ou les obligations de rapport. Ainsi, les entreprises doivent non seulement veiller à l’intégrité et à la sécurité de leurs archives, mais aussi à respecter rigoureusement ces délais de conservation pour se conformer aux exigences juridiques et garantir une gestion efficace de leurs documents papier et électroniques.
Le record management
La norme ISO 15489 vise à promouvoir le record management, une pratique qui englobe la gestion des archives courantes et intermédiaires dans les organisations. Son objectif principal est d’assurer une gestion efficace du cycle de vie des documents produits par une entité, garantissant ainsi la création et la conservation d’informations authentiques, fiables, intègres et exploitables.
Cette approche holistique du record management couvre tous les supports d’archivage, qu’ils soient physiques ou électroniques, et s’étend à toutes les phases du processus, de la création à l’archivage final. En se conformant à la norme ISO 15489, les entreprises peuvent bénéficier d’un cadre solide pour structurer et améliorer leur système d’archivage.
La certification selon cette norme atteste de la conformité de l’organisation aux meilleures pratiques en matière de gestion des archives, ce qui renforce sa crédibilité et sa fiabilité. De plus, elle permet de répondre aux exigences légales et réglementaires en matière de conservation et de gestion des documents, tout en facilitant l’accès aux informations pertinentes et en renforçant la transparence et la traçabilité des processus documentaires au sein de l’entreprise.
Sur le même sujet
