Nous commençons généralement le mois avec un tour d'horizon de nouveaux outils et ressources pour les concepteurs, mais avec le début d'une nouvelle année (et d'une nouvelle décennie), nous avons pensé qu'un tour d'horizon des choses pour vous aider à vous organiser serait approprié.

Certains de ces outils existent depuis un certain temps avec des fonctionnalités que vous n'utilisez peut-être pas. D'autres outils sont du nouveau côté et offrent de grandes fonctionnalités. Combien de ces outils font partie de votre kit? Lesquels déciderez-vous d'utiliser cette année?

Voici ce dont vous avez besoin pour vous organiser ce mois-ci et commencer 2020 du bon pied.

Dropbox

Dropbox est un outil dont il est difficile de vivre sans. Non seulement vous pouvez l'utiliser pour gérer des fichiers et partager, vous pouvez également l'utiliser pour exécuter des présentations directement avec la conférence Zoom ou dans Slack. Les plans gratuits suffisent pour commencer et les plans mis à niveau offrent une plus grande capacité de stockage pour les individus ou les équipes.

Travailler à partir de plusieurs emplacements avec la synchronisation du bureau et partager des fichiers clients sont des fonctionnalités qui font de cet outil quelque chose que j'utilise tous les jours.

Fonction que vous devez utiliser: Dates d'expiration des liens partagés. Lorsque vous partagez des fichiers via un lien, définissez une date d'expiration pour garantir que les fichiers ne traînent pas indéfiniment avec accès.

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Mou

Slack est probablement un outil que vous utilisez déjà, mais en tirez-vous le meilleur parti? Les canaux, les hashtags et les intégrations sont la clé pour garantir que Slack fonctionne pour vous de la manière dont vous en avez besoin. Prenez le temps de les configurer pour un flux de travail efficace et organisé entre plusieurs équipes.

Fonction que vous devez utiliser: Synchronisez Slack et votre calendrier Google pour des statuts d'absence en temps réel qui fonctionnent pour vous.

Bibliothèques cloud

Nous travaillons tous à partir de divers emplacements – à la maison, au travail, sur des ordinateurs de bureau et des ordinateurs portables – les bibliothèques basées sur le cloud sont donc indispensables. Enregistrez les fichiers communs dans un emplacement auquel vous pouvez accéder de n'importe où.

Fonction que vous devez utiliser: Adobe Creative Cloud est fourni avec un emplacement pour enregistrer les bibliothèques, mais vous pouvez enregistrer et connecter des fichiers de bibliothèque à partir de n'importe quel outil basé sur le cloud.

Trello

Trello est un outil gratuit d'organisation et de collaboration pour à peu près n'importe quel projet. Considérez-le comme une liste de contrôle de projet géante qui vous permet (ou à d'autres membres de l'équipe) de garder un œil sur la façon dont tout va d'un site Web à la planification d'un voyage. Il fonctionne sur plusieurs appareils et n'est pas difficile à comprendre.

Fonction que vous devez utiliser: Des automates de workflow avec des commandes d'échéance et des déclencheurs basés sur des règles pour que les processus fastidieux se produisent d'eux-mêmes.

Google Keep

Google Keep est l'application de prise de notes dont vous avez toujours rêvé. Prenez des notes depuis n'importe quel appareil – synchronisez-les sur tous les appareils – et partagez ou conservez des notes pour vous. Vous pouvez prendre des notes en tapant, avec des photos ou du son (et il transcrira les messages pour vous). La meilleure partie est que cette application de notes est gratuite et rend à peu près tout ce que vous utilisez obsolète.

Fonction que vous devez utiliser: L'emplacement et les rappels basés sur le temps vous aident à garder la tâche au moment où vous en avez besoin.

Grammaire

Grammaire économise du temps et des efforts en vérifiant vos messages, des documents au contenu du site Web en passant par les e-mails ou les publications sur les réseaux sociaux, au fur et à mesure de la frappe. Utilisez-le pour éviter des erreurs embarrassantes dans votre écriture.

Fonction que vous devez utiliser: Les émojis vous aident à suivre le ton de votre message afin qu'il soit pertinent et adapté à votre public.

ClickUp

ClickUp prend toutes vos autres applications et les fusionne en un seul emplacement et un seul tableau de bord pour une organisation facile. Vous pouvez l'utiliser pour gérer votre propre espace de travail (gratuit) ou collaborer avec des équipes (forfait payant). Il existe plusieurs vues — je suis un grand fan de l'option de liste — et les modèles aident à démarrer en utilisant l'outil.

Fonction que vous devez utiliser: Utilisez l'option messages pour créer des tâches ou des commentaires. Boom!

Système de dépôt

Rien ne vaut un système de classement solide. Le principal avantage d'un système est que vous stockez les fichiers et les dossiers de la même manière à chaque fois, ce qui facilite la recherche ultérieure.

Je garde les dossiers en premier par an. Les dossiers annuels contiennent des dossiers par nom de client. Puis par nom de projet. Lorsque les projets sont terminés, je me retrouve avec deux dossiers: WORKING et FINAL. Utilisez le même format pour nommer les fichiers. (J'utilise Client Name-Project-Year.)

Fonction que vous devez utiliser: Date des fichiers de projet. Se fier aux paramètres de «date de modification» ne suffit pas si vous réenregistrez un ancien fichier par erreur.

Invoicely

Facturablement, il est facile de travailler en tant que designer indépendant. La plateforme est conçue pour l'envoi de factures, la gestion des clients et vous permet d'accepter les paiements en ligne. Il est sécurisé et propose un plan gratuit (ainsi qu'une option payante).

Fonction que vous devez utiliser: Si vous essayez de vous organiser, les outils de suivi du temps vous aident à savoir exactement ce que coûte un client individuel. Vous pouvez saisir le temps, les dépenses par client et le kilométrage afin d'obtenir une image réaliste des revenus par projet.

HelloSign

HelloSign s'adresse à toute personne traitant des documents nécessitant des signatures. Envoyez et signez en ligne avec une plateforme sécurisée et facile à comprendre pour les utilisateurs. De plus, vous pouvez signer des éléments directement à partir d'outils courants tels que Gmail ou d'autres applications G-Suite.

Fonctionnalité que vous devez utiliser: stockez tous vos documents signés dans l'interface afin de pouvoir les retrouver plus tard. (HelloSign enverra également automatiquement des rappels si quelqu'un n'a pas signé de formulaire.)

Planificateur traditionnel + calendrier en ligne

Associez un planificateur papier à votre calendrier en ligne pour suivre les tâches (planificateur papier comme liste de contrôle) ainsi que les événements et les rendez-vous (calendrier en ligne). Les délais quotidiens sont mieux gérés lorsque vous pouvez les noter et les cocher tout au long de la journée. De plus, cette note est juste devant vous pour rester concentré.

Fonction que vous devez utiliser: Essayez un planificateur de papier hebdomadaire, des feuilles détachables ou un tableau effaçable à sec pour une gestion des tâches qui ne semble pas écrasante.

WeTransfer

WeTransfer facilite l'envoi de gros fichiers. Il n'y a rien de pire qu'un fichier qui se perd dans le cyberespace car il est trop gros pour le courrier électronique. WeTransfer vous permet d'envoyer et de recevoir de gros fichiers en un seul clic. (Et vous n'avez pas besoin d'avoir un compte pour télécharger des fichiers.)

Fonction que vous devez utiliser: Intégrez WeTransfer à d'autres outils tels que Slack, Sketch ou Chrome pour un partage direct où que vous travailliez.

JotForm

JotForm est l'outil ultime pour créer tout type de formulaire en ligne, des simples sondages aux inscriptions en passant par la collecte des paiements ou les téléchargements d'images. Le service propose des plans gratuits et payants, en fonction de l'utilisation et tout est personnalisable, de sorte que les formulaires peuvent être marqués facilement.

Fonction que vous devez utiliser: Les modèles PDF sont des formulaires prêts à l'emploi pour tout, de la simple facture aux contrats ou aux renonciations de photos. Commencez avec un PDF et ajustez-le selon vos besoins. De plus, vous pouvez le configurer pour qu'il soit rempli numériquement et vous soit retourné. C'est un énorme gain de temps, et vous pouvez enregistrer des formulaires personnalisés dans votre compte pour les utiliser encore et encore.

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